Was Automatisierung kostet — echte Zahlen

Die kurze Antwort: Ein einzelner Ablauf kostet bei mir 890 Euro Einrichtung, wenn er allein steht. Hängt er an einer Website, die ich baue, sind es 490 Euro. Gehen mehrere Systeme ineinander, fängt es bei 1.490 Euro an. Mit KI und deiner eigenen Dokumentvorlage bei 3.490 Euro. Dazu kommt die Betreuung: 199 Euro im Monat, mit KI im Ablauf 299 Euro. Alle Preise netto.

Diese Zahlen stehen hier, weil ich sie sonst nirgends finde. Und das hat einen Grund, der dich etwas kostet.

Warum sonst niemand Preise nennt

Such einmal nach „KI-Automatisierung Handwerk". Du findest Anbieter mit sehr überzeugenden Seiten und einem Knopf, auf dem „Kostenloses Erstgespräch" steht. Was es kostet, steht nirgends.

Dafür gibt es zwei Erklärungen, und beide stimmen manchmal.

Die harmlose: Jeder Betrieb ist anders, also ist jeder Preis anders. Das ist nicht gelogen. Nur ändert es nichts daran, dass man eine Spanne nennen kann.

Die unangenehme: Ein Preis, den du erst im vierten Gespräch erfährst, ist leichter zu verkaufen. Bis dahin hast du Zeit investiert, dich erklärt und eine Beziehung aufgebaut. Dann fällt das Nein schwerer.

Ich finde das unanständig. Vor allem, weil die meisten Leute, die bei mir anfragen, eigentlich nur eine Frage haben: Ist das überhaupt in meiner Größenordnung? Diese Frage kann man in zwei Sätzen beantworten, bevor jemand seinen Feierabend für ein Gespräch opfert.

Wenn du erst einmal wissen willst, wie viel Zeit bei dir überhaupt draufgeht, fang hier an: Büroarbeit am Feierabend — wo die Stunden hingehen. Dieser Artikel hier beantwortet nur die Preisfrage.

Was den Preis treibt: meine Stunden, nicht die Werkzeuge

Der häufigste Irrtum: dass so etwas teuer ist, weil die Software teuer ist.

Ist sie nicht. Die Dienste, die hinter einem typischen Ablauf stecken, kosten 10 bis 50 Euro im Monat. Zusammen, inklusive der Cent-Beträge für jeden KI-Aufruf.

Teuer ist etwas anderes: die Stunden, in denen ich den Ablauf baue. Verstehen, wie du heute arbeitest. Die Systeme verbinden, die du schon hast. Jeden Fall durchdenken, in dem etwas schiefgeht. Und dann das Ganze so lange laufen lassen, bis es auch bei der Rechnung funktioniert, die nicht ins Schema passt.

Deshalb rechne ich nach Aufwand und nicht nach Werkzeugkosten. Und deshalb ändert sich am Preis wenig, wenn Software billiger wird.

Die zwei Posten — und ein dritter, der nicht bei mir landet

Einrichtung, einmalig. Alles, was gebaut wird, bis es läuft. Das ist der große Posten.

Betreuung, monatlich. Ich schaue, ob es läuft. Wenn ein Anbieter etwas ändert, repariere ich es, bevor du es merkst. Kleine Anpassungen sind drin. Ab 199 Euro im Monat, monatlich kündbar.

Deine eigenen Dienste. Die laufen auf deinen Namen, nicht auf meinen, und du zahlst sie direkt. Meist 10 bis 50 Euro im Monat.

Der dritte Punkt sieht nach Kleinkram aus, ist aber der wichtigste. Solange die Zugänge dir gehören, kannst du jederzeit ohne mich weitermachen. Läuft alles über ein Konto des Dienstleisters, kommst du da nicht mehr raus, ohne alles noch einmal zu bauen. Das ist genau der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einer Leine.

Drei Größenordnungen

Warum überall „ab" steht: Jeder dieser Preise ist eine Untergrenze, und zwar eine, die ich ausgerechnet und nicht gerundet habe. Beim mittleren Umfang kommt fast immer ein drittes System dazu, dann sind es 1.990 Euro. Eine glatte Zahl ohne „ab" wäre ein Versprechen, das ich nicht halten kann.

Die 490 Euro aus dem Satz ganz oben sind kein eigener Umfang. Sie gelten nur, wenn der Ablauf an einer Website hängt, die ich sowieso gerade baue. Dann ist die halbe Vorarbeit schon erledigt, und das gebe ich weiter. Steht derselbe Ablauf allein, fängt er bei 890 Euro an.

Rechnet sich das bei dir?

Jetzt kommt der Teil, den du selbst machen musst. Ein Preis allein sagt nämlich gar nichts. Die Frage ist, was er dir einbringt.

Zwei Dinge sind an diesem Rechner Absicht.

Er rechnet die laufenden Kosten gegen. Nicht nur meine Betreuung, sondern auch deine eigenen Dienste. Eine Rechnung, die nur die ersparten Stunden zeigt, ist geschönt.

Er darf nein sagen. Spiel ruhig mit den Reglern: Bei zwei gesparten Stunden im Monat kommt heraus, dass es sich nicht lohnt. Das ist kein Fehler im Rechner, das ist die Antwort.

Wann es sich nicht rechnet

Hier ist die Faustregel, nach der ich selbst entscheide:

Ein Ablauf mit Betreuung muss dir mindestens sieben Stunden im Monat abnehmen. Darunter frisst der Monatsbeitrag den Nutzen auf. Du zahlst dann drei Monate lang und kündigst im vierten, und zwar zu Recht.

Vier Fälle, in denen ich abrate:

1. Es passiert zu selten. Drei Angebote im Monat lohnen keinen Ablauf. Da bist du von Hand schneller.
2. Es ist jedes Mal anders. Automatisieren kann man, was sich wiederholt. Was jedes Mal neu durchdacht werden muss, bleibt Kopfarbeit.
3. Der Ablauf selbst ist kaputt. Wenn deine Angebote heute chaotisch sind, bekommst du danach chaotische Angebote, nur schneller. Erst aufräumen, dann automatisieren.
4. Du willst es eigentlich nicht. Wer jeden Entwurf doch wieder von Hand nachbaut, hat am Ende zwei Arbeitsschritte statt einem.

Wenn einer dieser Fälle auf dich zutrifft, sage ich das im Erstgespräch. Das ist kein Verhandlungstrick. Ein Ablauf, der nach vier Monaten abgeschaltet wird, kostet mich mehr, als er einbringt.

Warum ich auf krumme Zahlen aufrunde

890, 1.490, 3.490. Das sieht gerechnet aus, und das ist es auch.

Ich schätze den Aufwand in Stunden, rechne ihn mit meinem Satz und runde dann auf die nächste Stufe auf. Dazu kommt ein Zuschlag von 25 Prozent. Nicht als Polster für schlechtes Wetter, sondern weil jede Schätzung zu niedrig ist, immer. Die 25 Prozent sind der Teil, den man beim Schätzen nicht sieht.

Was das für dich heißt: Der Preis im Angebot ist der Preis. Keine Nachforderung, weil es länger gedauert hat. Wenn ich mich verschätze, ist das mein Problem, nicht deins.

Häufige Fragen

Was kostet Automatisierung für einen kleinen Betrieb? Die Einrichtung eines einzelnen Ablaufs kostet bei mir 890 Euro netto, wenn er allein steht, und 490 Euro, wenn er an einer Website hängt, die ich ohnehin baue. Gehen mehrere Systeme ineinander, beginnt es bei 1.490 Euro, typisch sind 1.990 Euro. Mit KI und eigener Dokumentvorlage beginnt es bei 3.490 Euro. Dazu kommt die laufende Betreuung ab 199 Euro im Monat.

Was kostet die laufende Betreuung einer Automatisierung? 199 Euro im Monat, mit KI im Ablauf 299 Euro, jeweils netto und monatlich kündbar. Enthalten sind die Überwachung, Reparaturen, wenn ein Anbieter etwas ändert, und kleine Anpassungen. Eine Betreuung ist keine Pflicht: Wenn sich der Monatsbeitrag für dich nicht rechnet, läuft der Ablauf auch ohne, und Änderungen werden dann einzeln abgerechnet.

Ab wann lohnt sich Automatisierung im kleinen Betrieb? Als Faustregel sollte ein betreuter Ablauf mindestens sieben Stunden im Monat abnehmen. Darunter ist der Monatsbeitrag höher als der Nutzen. Die zweite Bedingung ist Wiederholung: Es lohnt sich bei Aufgaben, die jede Woche gleich ablaufen, und nicht bei solchen, die jedes Mal neu durchdacht werden müssen.

Welche laufenden Kosten kommen zusätzlich auf mich zu? Die Dienste, über die der Ablauf läuft, kosten üblicherweise 10 bis 50 Euro im Monat, die Cent-Beträge für KI-Aufrufe eingerechnet. Diese Zugänge laufen auf deinen Namen und werden direkt von dir bezahlt. Das ist Absicht: So bleibst du Eigentümer deiner Abläufe und kannst jederzeit ohne den Dienstleister weitermachen.

Warum nennen Anbieter für Automatisierung keine Preise? Teils, weil der Aufwand tatsächlich stark schwankt. Teils aber auch, weil ein Preis, den man erst nach mehreren Gesprächen erfährt, leichter zu verkaufen ist. Eine Spanne lässt sich in jedem Fall nennen, und wer das nicht tut, kostet dich Zeit, bevor du überhaupt weißt, ob es in deine Größenordnung passt.