Katharina JakobAutomation & Websites 20 Minuten Erstgespräch

Automatisierung

Welche Arbeit sich automatisieren lässt.
Und welche nicht.

Nicht deine Branche entscheidet das, sondern wie oft sich bei dir dasselbe wiederholt. Hier steht, woran du es erkennst.

Woran du es erkennst Einen Ablauf ansehen

Das Prinzip

Vier Merkmale, und du weißt Bescheid.

Ich werde oft gefragt, ob das „in unserer Branche" überhaupt geht. Die Frage führt in die Irre. Ein Steuerbüro und ein Dachdecker haben auf den ersten Blick nichts gemeinsam, und trotzdem schreiben beide jede Woche dieselbe Art Dokument mit anderen Zahlen darin. Genau das ist der Ansatzpunkt.

  • Es kommt oft vorMindestens einmal die Woche. Was dreimal im Jahr passiert, lohnt den Aufbau nicht.
  • Es läuft jedes Mal gleich abGleiche Schritte, gleiche Reihenfolge. Ausnahmen darf es geben, sie dürfen nur nicht die Regel sein.
  • Die Angaben liegen schon digital vorIn einer Mail, einer Tabelle, einem Formular. Was nur auf Zetteln steht, muss vorher woanders hin.
  • Ein Fehler wäre ärgerlich, nicht gefährlichEin falsch berechnetes Angebot merkst du. Bei allem, wo ein Fehler richtig weh tut, bleibt der Mensch dazwischen.

Treffen drei der vier zu, lohnt sich ein Gespräch. Treffen alle vier zu, lohnt es sich fast immer.

In der Praxis

Was Betriebe am häufigsten loswerden wollen.

Sechs Abläufe, die in fast jedem kleinen Betrieb vorkommen. Keiner davon ist ein fertiges Produkt aus dem Regal, jeder wird auf das gebaut, womit ihr schon arbeitet.

  • Angebote schreiben

    Eckpunkte aufs Handy sprechen oder in ein Formular tippen, den Rest macht die Vorlage. Du liest drüber und gibst frei.

  • Rechnungen stellen und nachfassen

    Rechnung raus, wenn der Auftrag fertig ist. Freundliche Erinnerung, wenn nach zwei Wochen nichts kam. Ohne dass du eine Liste führen musst.

  • Anfragen aus allen Kanälen bündeln

    WhatsApp, Mail und Kontaktformular landen an einer Stelle, mit den Angaben, die du wirklich brauchst. Nichts geht mehr zwischen zwei Apps verloren.

  • Termine und Erinnerungen

    Kunden buchen selbst, in deinem Kalender, zu deinen Zeiten. Die Erinnerung vorher verschickt sich von allein.

  • Unterlagen ablegen und wiederfinden

    Angebote, Rechnungen, Fotos, Lieferscheine. Jedes landet benannt und sortiert dort, wo du es in einem Jahr noch findest.

  • Wiederkehrende Übersichten

    Der Wochenrückblick, die offenen Posten, der Stand der Aufträge. Liegt montags früh da, ohne dass jemand Zahlen zusammensucht.

Deiner ist nicht dabei?

Das ist eher die Regel als die Ausnahme. Die sechs oben sind die häufigsten, nicht die einzigen. Alles, was auf die vier Merkmale weiter oben passt, kommt infrage: Schichtpläne, Wareneingang, Bewerbungen, Protokolle, Übergaben an die Buchhaltung, Auswertungen für den Steuerberater.

Wenn du dir bei deinem Ablauf unsicher bist, ist das genau der Fall für die 20 Minuten. Ich sage dir ehrlich, ob sich der Aufbau rechnet. Wenn nicht, sage ich das auch.

Ablauf besprechen

Zum Anklicken

So sieht ein Ablauf von innen aus.

Das Beispiel ist ein Angebot. Dieselbe Bauweise steckt hinter jedem anderen Ablauf: etwas kommt herein, es wird sortiert, etwas Fertiges kommt heraus, und vor dem letzten Schritt schaut ein Mensch drauf.

Ein Angebot, ohne es zu tippen

Trag deine eigenen Zahlen ein und lass es durchlaufen. Am Ende gibst du frei, sonst geht nichts raus.

Sprachnachricht

0:07

Transkript

  1. Auf der Baustelle Du sprichst die Eckpunkte aufs Handy, statt sie abends zu tippen.
  2. Im Hintergrund Kunde, Leistung und Mengen werden herausgelesen.
  3. Nach Feierabend Der Entwurf liegt fertig da, aufgebaut auf deiner Vorlage.
  4. Ein Klick Du gibst frei, oder eben nicht. Ohne Freigabe passiert nichts.

Bereit.

Die andere Hälfte

Wann ich abrate.

Es steht selten auf Anbieterseiten, gehört aber dazu. In etwa jedem vierten Gespräch komme ich zu dem Schluss, dass sich der Aufbau nicht rechnet. Das sage ich dann, und es kostet dich nichts.

  • Es passiert seltenEin Ablauf, der viermal im Jahr vorkommt, ist von Hand schneller erledigt als eingerichtet.
  • Jeder Fall ist andersWenn du bei jedem Vorgang neu nachdenken musst, gibt es nichts zu wiederholen. Dann hilft eine bessere Vorlage mehr als Automatisierung.
  • Es braucht ein echtes UrteilPreisverhandlung, schwierige Kunden, alles mit Fingerspitzengefühl. Das gehört zu dir, nicht in einen Ablauf.
  • Die Grundlage fehlt nochWenn alles auf Papier läuft, ist der erste Schritt nicht Automatisierung, sondern überhaupt digital zu werden. Das sage ich dir dann auch.

Was es kostet

Warum hier keine Zahl steht.

Ich könnte einen Preis hinschreiben, der für die Hälfte der Fälle zu hoch und für die andere Hälfte zu niedrig ist. Der Aufwand hängt daran, wie dein Ablauf heute aussieht: Wie viele Stellen beteiligt sind, ob die Daten schon digital vorliegen, wie viele Ausnahmen es gibt.

Deshalb läuft es anders herum. Im Erstgespräch schaue ich mir den Ablauf an. Danach bekommst du einen festen Preis und einen festen Umfang, beides schriftlich, bevor ich anfange. Keine Abrechnung nach Aufwand, keine Nachforderung.

  • Fester Preis, bevor ich anfange
  • Fester Umfang und feste Lieferzeit
  • Laufende Kosten der genutzten Dienste nenne ich vorher
  • Betreuung ab 80 Euro im Monat, freiwillig

Eine Website dazu? Die gibt es zum Festpreis, mit Zahl: was eine Website kostet.

Häufige Fragen

Was Betriebe vorher wissen wollen.

Womit baust du das?

Mit den Werkzeugen, die es schon gibt, und mit denen, mit denen ihr arbeitet. Ich verkaufe keine eigene Software und kein Abo auf mein System. Wenn dein Angebot heute in Word entsteht und die Rechnung im Steuerprogramm, dann bleibt das so. Die Automatisierung setzt sich dazwischen, nicht davor.

Muss mein Team etwas Neues lernen?

Meist ändert sich für dein Team genau eine Sache: Der Tippteil fällt weg. Es gibt kein neues Programm, keine Schulung, keine Anmeldung. Wenn doch irgendwo ein Knopf dazukommt, zeige ich ihn dir, und er ist selbsterklärend.

Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Jeder Ablauf, den ich baue, hat eine Stelle, an der ein Mensch draufschaut, bevor etwas nach draußen geht. Und wenn ein Dienst ausfällt, bekommst du eine Nachricht und nicht stilles Nichts. Ausfälle gibt es, unbemerkte Ausfälle sollte es nicht geben.

Wie lange dauert der Aufbau?

Meist zwei bis vier Wochen, gerechnet ab dem Moment, in dem ich Zugang zu dem habe, womit ihr arbeitet. Der längste Teil ist fast nie das Bauen, sondern das Zusammentragen: Welche Vorlage gilt, wer darf was freigeben, wo liegen die Daten.

Was kostet mich das im Monat?

Von mir nichts. Bei den genutzten Diensten können laufende Kosten anfallen, meist im Bereich von 10 bis 30 Euro im Monat, je nach Menge. Die nenne ich dir vorher, und sie gehen direkt an den Anbieter. Eine Betreuung bei mir ist möglich ab 80 Euro im Monat, freiwillig und jederzeit kündbar.

Kommst du an unsere Kundendaten?

Nur an das, was für den Ablauf nötig ist, und nur solange ich daran baue. Was wohin fließt, steht vorher schriftlich fest. Wenn personenbezogene Daten im Spiel sind, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Den bekommst du von mir, ohne dass du danach fragen musst.

Nächster Schritt

Lass uns 20 Minuten draufschauen.

Kostenlos und unverbindlich. Du erzählst, was bei dir jede Woche gleich abläuft. Ich sage dir, ob sich das lohnt, was es ungefähr kostet und wo ich anfangen würde.

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